Cliente Gerenciado

Servicio al cliente

Código de conducta

Introducción


Para el desarrollo de las actividades de la compañía, se debe tener presente en todo momento el actuar bajo el principio de transparencia y ética empresarial. Con esto, buscamos desarrollar un fuerte compromiso enfocándonos en el interés público, definido como aquel que generosamente busca brindar valor agregado a la sociedad, esto quiere decir, que nuestras actividades están enfocadas en favorecer tanto a la compañía como a la sociedad misma, resaltando con esto nuestra Responsabilidad Social Corporativa.

Es considerando esto, que la compañía ha dispuesto de una serie de políticas, lineamientos, guías, metodologías y procedimientos que buscan alinear a todos los colaboradores hacia la postura de transparencia y ética empresarial que como compañía esperamos transmitir a la sociedad en la que vivimos. Buscamos que estas, sirvan como mecanismo para proyectar, promover y proveer ambientes sanos y transparentes, como base de nuestra cultura corporativa.

Como compañía, somos conscientes que nuestro Código de Conducta no podrá cubrir todas las circunstancias donde se pueda ver comprometida o expuesta la integridad y la ética empresarial. No obstante, busca brindar lineamientos sobre ciertas posturas críticas y busca adicionalmente que todos los colaboradores, logren en caso de detectar que una situación que va en contravía de los principios definidos encuentre el apoyo de los entes internos para poder solucionar la situación que afecte a la compañía.

Debemos tener presente que nuestra ética empresarial debe ser el motor por el cual desarrollamos nuestras actividades y esto debe de verse reflejado en la manera transparente al entregar los resultados, bajo la máxima premisa de no realizar ninguna actividad que vaya en contravía de los valores corporativos.

Buscamos que ante la observancia de una situación de este estilo todos los colaboradores reporten mediante la línea de ética establecida, toda situación que consideren va en contravía de lo descrito en este documento. Recordemos que, como colaboradores, no solo tenemos un compromiso con la compañía, sino también con la sociedad. Nuestros actos deben de traducirse como incentivos para fortalecerse y creer que laborar en nuestra compañía es un sinónimo de prestigio y buen nombre, independientemente de la actividad que desarrollemos y que en concordancia todas ellas, deben estar focalizadas hacia la transparencia y la ética.

También debemos recordar que en conjunto con nuestro Código de Conducta tenemos a disponibilidad de la compañía el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, el cual regula una serie de actividades adicionales a ser tomadas en cuenta, cualquier duda que se pueda generar, debe ser indagada con nuestra área de Riesgos Procesos y Buen Gobierno, del cual forma parte el Oficial de Cumplimiento.

Finalmente, como compañía invitamos a todos los colaboradores a leer el presente Código de Conducta y adherirse a las conductas definidas en este documento, en caso de considerar que exista alguna circunstancia y/o evento que deba ser incluido, comunicarlo, para realizar el análisis de inclusión pertinente.
Capítulo 1 - La ética en nuestros valores corporativos.

1.1 Creciendo con nuestros valores

Nuestra compañía ha adoptado los siguientes principios y valores corporativos: Eficacia, Eficiencia, Transparencia, Rendición de cuentas, Planeación, Laboriosidad, Responsabilidad Profesional, Cuestionamiento Constante y Seguimiento. Son estos valores, los cuales deben dirigir nuestro actuar en la compañía y son a través de estos, que debemos guiar nuestro desarrollo profesional, tanto frente a nuestros clientes, así como al interior de la compañía, buscando proteger la calidad, buen nombre y reputación de nuestra compañía.

Debemos tener presente que en todas las circunstancias se requiere demostrar la integridad de nuestros actos, lo cual debe de traducirse en ser francos y honestos, no solo en nuestro relacionamiento sino en nuestro actuar, evitar hacer y/o efectuar trabajos inadecuados, ofertas de productos y/o servicios que no cumplan con las especificaciones, manipular o tergiversar la información que tenemos disponible, brindar comunicaciones erradas, utilizar información o bienes para intereses personales o en favor de un tercero, o cualquier otro tipo de actividad que pueda implicar comprometer el principio de imparcialidad que podría influenciar nuestro juicio profesional.

1.2 Nuestra cultura corporativa como mecanismo fundamental de la ética.

1.2.1 La Eficacia y Eficiencia al desarrollar nuestras actividades

a. Cada actividad que efectuemos debe de estar orientada hacia la excelencia en el desarrollo de estas y en logro de los resultados.
b. Todas las actividades que desarrollemos deben de ser hechas de manera adecuada buscando en todo momento actuar bajo los principios de la compañía.

1.2.2 La Transparencia frente a nuestro actuar

a. Desarrollar nuestro trabajo en concordancia con los principios éticos de la compañía en toda circunstancia.
b. Actuar coherentemente pensando en todo momento en el bienestar general y no, en el propio.
c. Considerar la honestidad, integridad, equidad y transparencia en cada actividad que desarrollamos.
d. No promover situaciones que van en contravía con las conductas esperadas por la compañía.
e. Reportar todas las situaciones que consideremos van en contra de las conductas definidas en el presente Código de Conducta.
1.2.3 La Rendición de cuentas, como medio para demostrar nuestra integridad

a. Emplear la competitividad de manera sana, esto significa de tal forma que podamos crecer y mejorar.
b. Lograr nuestras actividades con la mayor calidad posible.
c. Recibir las retroalimentaciones como medio para continuar creciendo profesionalmente.
d. Brindar todos los soportes necesarios que permitan evaluar la trazabilidad de las actividades que se realicen.
e. Mantener toda la información a la que se tiene acceso de manera adecuada, integra y clara.

1.2.4 La Planeación como medio para integrar la laboriosidad en nuestro desarrollo.

a. Desarrollar las habilidades y destrezas de los equipos de trabajo para alcanzar los objetivos.
b. Organizar grupos de trabajo, de mentalidad abierta y dinámica alineada con la misión y visión de la compañía.
c. Tener presente e intentar integrar todas las opiniones que se mencionen por los grupos de trabajo como señal de respeto.
d. Escuchar y respetar las opiniones de todos los participantes del grupo de trabajo.
e. Evitar incurrir en situaciones que generen malestar en los grupos de trabajo o en su defecto apoyar la solución de estos.

1.2.5 El crecimiento profesional considerando nuestra Responsabilidad profesional.

a. Apoyar a la construcción y libre circulación de conocimiento en el equipo de trabajo.
b. Valorar el esfuerzo propio y fortalecer de manera constante este.
c. Tomar presente el apoyo de todos los miembros del equipo de trabajo y valorar sus esfuerzos.
d. Continuar invirtiendo en nuestro propio desarrollo profesional y apoyar el desarrollo de los demás.

1.2.6 El Cuestionamiento constante para mejorar nuestro fortalecimiento y Seguimiento.

a. Entender los deberes y derechos de cada una de las personas que hacen parte de nuestra compañía.
b. Actuar partiendo de la consideración y valoración de la dignidad de la persona.
c. Tomar y valorar la opinión de los demás.
d. Buscar la mejoraría permanente de nuestro trabajo, mediante retroalimentaciones abiertas y honestas, sin que estas deriven en situaciones que puedan ofender a la persona retroalimentada.
e. Reconocer y fomentar el trabajo que realizamos y ver este como una actividad importante para nuestra compañía.
f. Resolver las diferencias de inmediato, con comprensión y compasión y sin recurrir a gritos y/o insultos.

Estos principios deben orientar nuestras prácticas de transparencia y ética, y son la piedra angular de nuestro Código de Conducta (el “Código”). El Código resume las prácticas legales, reglamentarias que guían nuestras decisiones y acciones.
Capítulo 2 - Nuestras conductas permitidas y prohibidas.
2.1 Responsabilidades de todos los colaboradores.

A continuación, se detallan las responsabilidades que tienen los colaboradores frente al correcto cumplimiento de lo establecido en el presente Código de Conducta:

a. Leer, conocer, comprender y cumplir con cada uno de los lineamientos definidos.
b. Actuar en concordancia de lo dispuesto en el presente Código de Conducta para evitar sanciones.
c. Asistir a todos los cursos, capacitaciones, seminarios, talleres y/o guías que se desarrollen por la compañía en materia de transparencia y ética.
d. Responder de manera sincera y honesta todas las evaluaciones, encuestas, guías, orientaciones o cualquier mecanismo que la compañía defina para evaluar su ética empresarial.
e. Diligenciar la certificación de transparencia y ética empresarial de manera anual, de manera honesta y sin omitir campos.
f. Dar ejemplo en el ejercicio de toma de decisiones y acciones, reflejando en el actuar la integridad, los valores y principios que representan a la compañía.
g. Reportar cualquier situación que aparentemente y/o se evidencie que ocurra algún evento que se considere por algún colaborador como una situación de conflicto de interés.
h. Consultar las dudas que se tengan en materia de transparencia y ética empresarial a través del área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o al Oficial de Cumplimiento mediante el correo electrónico lineaetica@edemco.co y cumplimiento.edemco@edemco.co.
i. No hacer uso de su posición jerárquica en la compañía, para obligar a otro colaborador hacer alguna actividad que vaya en contra de los valores de la compañía.
2.2 Nuestro comportamiento considerando la transparencia y ética empresarial La compañía espera que los colaboradores actúen idónea e íntegramente, para esto, es necesario que todos tomen en cuenta, las siguientes pautas que deben servir para orientar el
desarrollo de sus actividades:

2.2.1 Con relación a la integridad y justicia

a. En todas las actividades que se efectúen al interior y/o en nombre de la compañía deberán de ser hechas considerando en todo momento los valores corporativos.
b. Para todas las actividades que se efectúen al interior y/o en nombre de la compañía, primará en todo momento el juicio profesional y la objetividad suficiente. Ningún colaborador podrá efectuar alguna actividad que pueda ir en contravía del principio de legalidad y/o normativos.
c. Ningún colaborador tiene permitido faltarle el respeto a otro colaborador y/o contraparte como, tampoco podrán incumplir con las actividades designadas.
d. Los colaboradores deben de buscar en todo momento superar sus expectativas realizando un trabajo adecuado y cuestionando toda vez que sea necesario.
e. Todos los colaboradores deberán de mantenerse independiente de todas las situaciones, cualquier escenario en donde se comprometa la independencia deberá de ser reportada al área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o al Oficial de Cumplimiento a través de la línea ética y buzón de cumplimiento.
f. Todos los colaboradores deben de anteponer la ética, la responsabilidad profesional y social frente a cualquier ámbito.

2.2.2 Con relación a la calidad

a. Todas las actividades que desarrollen los colaboradores deben de contar con la calidad suficiente y, no pueden generar interpretaciones erradas y/o dobles interpretaciones.
b. Todos los colaboradores deben de comprender y apropiarse de la marca que representamos.
c. Cualquier acto que comprometa la calidad y/o buen nombre de la compañía no serán tolerados.
d. Toda vez que exista la posibilidad de incumplir con las actividades designadas se deberá de comunicar con el jefe inmediato y replantear las fechas de entrega del requerimiento.
e. La compañía espera que la calidad sea parte del día a día, lo que implica que cada actuación debe de partir del principio de actuación, el trabajo en equipo y comprender que cada actividad que efectúa en la compañía tiene un gran valor.

2.2.3 Con relación a el Lobby o Cabildeo

a. La compañía no realizara actos relacionados con el Lobby o Cabildeo, además, se tiene que prohibido que los colaborados participen y/o generen dichos actos al interior de la compañía.

2.2.4 Con relación a la corrupción

b. Ninguna actividad que se realice al interior o en nombre de la compañía podrá ser encaminada a realizar actividades que giren entorno a la corrupción, extorsión, fraude o soborno.
c. Todas las actividades que se realicen al interior y/o en nombre de la compañía, deberán de ser transparentes y ninguna de estas podrá ocultar información sobre su proceder.
d. Las actividades realizadas por la compañía y/o en su nombre, deben de ser transparentes. Lo que implica que, si algún órgano de control y/o ente regulatorio requiere información, la compañía pondrá a disposición los soportes pertinentes.
e. Ningún colaborador de la compañía tiene permitido enriquecerse o beneficiarse de manera indebida sobre las actividades que realiza al interior o como representante de la compañía.
f. Los colaboradores deben rechazar toda práctica que atente contra la ética organizacional, lo que se traduce, en que si se genera alguna ventaja o beneficio esta deberá de ser reportada al área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o al Oficial de Cumplimiento.

2.2.5 Con relación a la información de y hacia terceros

a. Los colaboradores como la compañía se abstendrán de revelar información confidencial o sensible incluyendo la comercial bajo ningún medio, salvo declaración expresa a través de la firma de un acuerdo de confidencialidad.
b. Los comunicados que remita la compañía hacia sus contrapartes como terceros, solo se podrán hacer bajo los canales autorizados.
c. Los colaboradores tienen prohibido actuar, opinar y/o comentar en nombre de la compañía, sin la autorización pertinente.
d. Todos los requerimientos de información serán tratados con reserva y por parte de las personas competentes incluyendo la transparencia al momento de transmitir esta.
e. Toda la información de la compañía, así como sus opiniones deben de estar debidamente soportadas.
f. La información confidencial y/o sensible se podrá compartir siempre que se suscriba previamente un acuerdo de confidencialidad con la parte a la que se planee proporcionar esta información.

2.2.6 Nuestro deber con la sociedad

Como compañía esperamos que toda innovación y/o modernización que realicemos nos permita ser identificados en el mercado como una compañía congruente, adecuada, comprometida y responsable generando paralelamente confianza en el mercado, lo que nos permite contribuir
de manera adecuada a la economía del país.

Nuestro objetivo como compañía es desarrollar todas nuestras actividades de manera profesional, son estas, las que deben de traducirse en un impacto positivo en nuestra sociedad y una actitud ética a nivel interno para fomentar una cultura.
2.2.7 Nuestra actitud hacia la competencia

a. Ninguna decisión tomada por la compañía podrá exponer su buen nombre y/o reputación de manera directa y/o indirecta.
b. La compañía no realizará ninguna práctica que se considere desleal en el mercado o hacia la competencia.
c. La compañía actuará de manera sincera y dedicada frente a cada compromiso que adquiera y frente a la misma competencia.
d. La compañía no formará gremios y/o carteles con su competencia directa e indirecta.
e. Todas las actividades que puedan tener o generar efectos negativos hacia la compañía no serán promovidos ni tolerados.

2.2.8 En eventos

a. Se deberá de respetar las costumbres del lugar donde están asistiendo los colaboradores. 
b. Los pagos o desembolsos realizados por o en nombre de la compañía deben de ser legales y deberán de estar debidamente soportados
c. Los colaboradores solo podrán asistir a eventos actuando en nombre de la compañía si cuenta con la debida autorización para hacerlo, de lo contrario, podrá asistir de manera individual pero nunca actuar a nombre y/o como representante de la compañía.

2.2.9 Relación con proveedores, contratistas y aliados

a. Todas las relaciones con proveedores, aliados y/o contratistas estarán basados en la confianza, el trato cordial y el comportamiento ético.
b. Todos los proveedores, aliados y/o contratistas deberán de cumplir lo establecido en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM.
c. Ningún proveedor, aliado y/o contratista puede promover y/o realizar actividades relacionadas con soborno, fraude y/o corrupción.
d. Los proveedores, aliados y/o contratistas tienen prohibido ofrecer y/o insinuar la obtención de beneficios para ser seleccionados y/o sostener la relación comercial con la compañía.

2.2.10 Respeto e igualdad de oportunidades

Los colaboradores tendrán los recursos necesarios para aprender y mejorar sus conocimientos incluyendo asistir a las capacitaciones que se establezcan en la compañía, logrando con esto, que se mantenga las competencias y capacidades. Considerando esto, se espera que todos se traten bien y valoren las opiniones de los demás, sino que adicionalmente, se incentive a que se tenga el conocimiento técnico y las habilidades profesionales suficientes para poder crecer profesionalmente al interior de la compañía.

2.3 Pautas autorizadas y rechazadas por la compañía.

A continuación, se detallan todos los lineamientos autorizados y rechazados por la compañía, se reitera nuevamente que si una conducta no aparece en el presente Código de Conducta no implica que sea permitida y/o rechazada, se debe acudir al juicio profesional previo a efectuarlo:
2.3.1 Integridad financiera y cumplimiento de leyes aplicables

a. Toda la información contable y financiera será elaborada considerando el marco contable aplicable en el país.
b. La elaboración de los libros, registros y cuentas serán hechos en los aplicativos contables autorizados por la compañía.
c. Ningún documento contable y/o financiero podrá tener enmendaduras y/o tachones, estos deberán de ser claro, así como sus respectivas notas.

2.3.2 Uso de recursos de la compañía

a. Los recursos que proporcione la compañía para llevar a cabo su objeto social deben de ser empleados de manera adecuada.
b. Se tiene prohibido emplear estos para un propósito diferente al que originalmente fue concebido. Si se llegan a emplear de manera personal, deberá de primar el principio de legalidad.
c. Ningún recurso de la compañía puede ser empleado para realizar actividades relacionadas con fraude, soborno y/ corrupción.
d. Una contraparte y/o tercero1 podrá emplear los recursos de la compañía solamente si cuenta con la autorización de los directores de unidad de negocio, con previo consentimiento y se deberá de poder realizar trazabilidad sobre su uso.
e. Los colaboradores deberán de devolver todos los recursos asignados en el momento de su desvinculación en la compañía.

2.3.3 Uso de los recursos de computación y comunicación de la compañía.

a. Todos los equipos de cómputo deben de resguardarse, protegerse y emplearse de manera adecuada.
b. Los equipos de cómputo pese a poder ser empleados de manera personal, estos no podrán ser empleados como mecanismos para fomentar actividades de fraude, soborno y/o corrupción.
c. Se tiene prohibido emplear los equipos de cómputo para acceder a material pornográfico, realizar apuestas y/o como mecanismo de estafa y/o discriminación.
d. Los equipos de cómputo deberán de ser bloqueados por los colaboradores toda vez que deban de ausentarse de su puesto de trabajo y/o en su defecto si no estarán cerca de este.
e. Los equipos de cómputo como los diferentes usuarios y contraseñas que se le proporcionen para llevar a cabo sus actividades en la compañía son intransferibles.
f. Los colaboradores que lleven sus respectivos equipos de cómputo a las instalaciones tienen prohibido conectarse a la red de la compañía.
g. Solamente los equipos de cómputo del área de tesorería y las personas autorizadas para tales efectos tienen permitido acceder a los portales bancarios en nombre de la compañía.
h. Las comunicaciones externas se efectuarán siguiendo los lineamientos de marca.
i. Las comunicaciones internas serán coordinadas por los jefes inmediatos de cada área y ningún colaborador tiene permitido compartir lo que se transmita en estos comunicados con otros colaboradores y/o terceros.

2.3.4 Uso y distribución de la información e información confidencial

a. Los colaboradores podrán acceder a la información de la compañía considerando su cargo, autoridades y necesidades.
b. Está prohibido duplicar, copiar, distribuir, modificar y/o cualquier actividad similar hacia la información a la cual tiene acceso sin la autorización pertinente.   
c. Para acceder a información adicional y/o información por la cual sus funciones, cargo y/o autoridad no tiene acceso deberá de contar con la autorización de su jefe inmediato y cuando esta sea confidencial y/o sensible adicionalmente, deberá tener el visto bueno por
parte del área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o Oficial de cumplimiento.
d. La información requerida por órganos de control y/o entidades regulatorias serán entregadas únicamente por la persona autorizada por la compañía.
e. Se tiene prohibido hacer uso de su posición para acceder, emplear y/o distribuir información a la que no tiene acceso.

2.3.5 Uso de software y/o licencias ilegales.

a. Está prohibido usar y/o descargar software ilegales o no licenciados.
b. La compañía deberá de contar con todos los documentos reglamentarios que le permitahacer uso de los softwares y/o licencias que no sean gratuitas.
c. Para emplear software o licencias gratuitas deben de ser analizadas previamente por el área de tecnología.
d. Toda vez que se emplee un software y/o licencia que producto de la relación comercial, se accede, pero este pertenece a un tercero debe de ser autorizado su uso por este tercero.

2.3.6 Descubrimientos, invenciones y propiedad intelectual.

a. Toda idea, invento, proceso, sistema u otra forma de propiedad intelectual real o potencial que fue generada empleando los recursos de la compañía pertenecerá a la compañía.
b. Toda idea, invento, proceso, sistema u otra forma de propiedad intelectual real o potencial que no fue generada empleando los recursos de la compañía pertenecerá a su descubridor.
c. La compañía podrá si así lo determina comprar el descubrimiento, invención y/o propiedad intelectual a su descubridor.
d. Toda idea, invento, proceso, sistema u otra forma de propiedad intelectual deberá de ser patentada.

2.3.7 Gastos relacionados con regalos, invitaciones, beneficios, viajes, entretenimiento, alimentación y hospedaje.

a. Ningún colaborador podrá aceptar regalos, comisiones, descuentos, coimas y/o cualquierotro tipo de beneficios, salvo autorización expresa del jefe inmediato y previa información de los beneficios al área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o Oficial de Cumplimiento.
b. La compañía podrá ofrecer regalos asociados a la temporada de fin de año en agradecimiento por su fidelización. Esto solo se efectúa si estas son catalogadas como parte de la estrategia publicitaria y estos se consideran inmateriales.
c. Está prohibido realizar cualquier actividad y/o práctica que permita a la compañía ser favorecida en el mercado y/o algún beneficio que afecte el juicio profesional de los colaboradores.
d. Los descuentos que la compañía otorgue en las negociaciones con clientes no podrán afectar los márgenes de utilidad ni tampoco ser influyentes en la toma de decisiones.
e. Los viajes y/u hospedajes auspiciados estarán relacionados netamente con trabajo y estarán avalados por los directores de cada unidad de negocio. 
f. Los colaboradores que decidan prorrogar su viaje sin esta decisión guardar relación con el ámbito laboral deberán de tener el visto bueno de su jefe inmediato y, adicionalmente, asumirán los gastos adicionales que apliquen posterior al tiempo definido por la compañía
frente al viaje.
g. Todos los gastos relacionados con viajes, entretenimiento, alimentación y hospedaje deberán estar debidamente soportados, lo que se traduce en que el excedente del dinero recibido por parte del colaborador con anticipación deberá de ser retornado a la compañía.


2.3.8 Relaciones de consanguinidad, afinidad y afectivas.

a. Las relaciones de carácter consanguíneo, de afinidad y/o afectivos están permitidos siempreque no estén en la misma área y/o equipo de trabajo
b. Si un colaborador planea celebrar una relación comercial con una contraparte en la cual este tiene un vínculo de consanguinidad, de afinidad y/o afectivo con quien está realizando la negociación, deberá de reportar al área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o Oficial de Cumplimiento previo a la negociación.
c. Ninguna relación de carácter consanguíneo, de afinidad y/o afectivos puede llegar afectar, influir y/o generar una ventaja frente a la celebración de algún acuerdo comercial y/o laboral.
d. El área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o Oficial de Cumplimiento apoyará en el desarrollo de las salvaguardas que se consideren necesarias para minimizar los escenarios de conflicto de interés.

2.3.9 Exclusividad laboral

a. Ningún colaborador podrá desarrollar un trabajo profesional privado hacia las contrapartes con las cuales la compañía tiene vínculos comerciales.
b. Ningún colaborador podrá proporcionar un trabajo profesional privado empleando su posición dentro de la compañía y/o los recursos de esta para efectuarlo. 
c. Ningún colaborador podrá hacer trabajo profesional privado en horario laboral.
d. El colaborador no podrá permitir que su trabajo profesional privado afecte el rendimiento y la calidad de las actividades que desarrolla al interior de la compañía.
Nota: Remitirse a numeral 2.4. (Declaración de actividades externas remuneradas)
2.3.10 Pago a terceros.

a. Todos los pagos efectuados por la compañía serán a través de los canales autorizados por esta y que han sido previamente negociados con las contrapartes.
b. Las excepciones frente a los canales para realizar los pagos deberán ser aprobados por el área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o Oficial de Cumplimiento.
c. Los pagos por caja menor deberán de contar con sus respectivos soportes y, estarán alineados en concordancia con la política de efectivo.

2.3.11 Política sobre corrupción, soborno, fraude, dadivas y comisiones.

a. La compañía tiene cero tolerancia hacia cualquier conducta o practica que puede llegar a derivar en prácticas de corrupción, fraude, soborno, dadivas o comisiones, así como cualquier otra expresión que puede ser considerada como una.
b. Los pagos de facilitaciónno serán aceptados dentro de los acuerdos comerciales celebrados por la compañía y cualquier señal de estos, durante la ejecución de las actividades deberá de ser reportado en la línea ética.
c. Está prohibido ofrecer, pagar, prometer en pago, autorizar el pago, solicitar, recibir o autorizar el recibo de dinero o cualquier otro que pueda ser catalogado de valor sea directa o indirectamente.
d. Está prohibido realizar transacciones bajo cualquier circunstancia siempre que se sospeche y/o evidencie que estas podrían estar relacionadas y/o usadas para realizar actos de corrupción, soborno y/o fraude.

2.3.12 Política sobre el apoyo y/o contribución en campañas políticas.

a. La compañía no realizará ningún apoyo y/o contribución hacia campañas políticas y/o políticos en específico.
b. La compañía permite que sus colaboradores a título propio apoyen y/o contribuyan con campañas políticas siempre que su contribución no afecte el desarrollo de sus actividades.
c. Ningún colaborador tendrá permitido publicitar estas campañas o a un político en particular en el interior de la compañía.
d. La única excepción a lo previamente mencionado será otorgada por la junta directiva con el apoyo del Oficial de Cumplimiento y, esto solo se realizará si se considera que el apoyo de la compañía permite disminuir el desarrollo de las prácticas de soborno, fraude y/o
corrupción.

2.3.13 Política de donaciones.

a. Las donaciones se realizarán únicamente a entidades que concuerden con los valores y principios de la compañía.
b. Todas las donaciones serán hechas en especie y salvo en excepciones, tratadas especialmente por la Junta Directiva serán en dinero.
c. Si la compañía así lo decide podrá invitar a los colaboradores a participar en las donaciones que esta efectué, para esto habilitará los canales y medios para realizar las respectivas donaciones.
d. La compañía aplicará el marco normativo y regulatorio aplicable para tratamiento de datos, toda vez que desee que sus diferentes contrapartes conozcan estas donaciones.
e. Ninguna donación se realizará hacia contrapartes que guarden, se sospeche y/o evidencie que están vinculadas con actividades de lavado de activos, financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
f. Los colaboradores podrán hacer donaciones en especie y/o efectivo solamente si lo hacen a título propio.

2.3.14 Política sobre la participación en las actualizaciones del Código de Conducta.
 
La compañía para el correcto funcionamiento del Código de Conducta como del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, mantendrá la participación de los participantes en todo momento. Es producto de esto, que en las sesiones de trabajo que realice con los colaboradores efectuará diferentes técnicas de medición para evaluar la efectividad de este pilar tan importante. Asimismo, permitirá que los colaboradores realicen sus comentarios para fortalecer y/o disipar alguna duda que tengan mediante los canales autorizados y/o contactando directamente al Oficial de Cumplimiento.

Las otras partes interesadas de la compañía también participarán en la actualización del código de conducta como del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, mediante las diferentes denuncias que realicen, en cuyo caso el Oficial de Cumplimiento analizará cada una de estas y  además de documentarlas y darles solución, procederá a determinar si esta aplica para el mejoramiento de estos pilares y además, cuando se decidan realizar mesas de participación donde estas participen, sus opiniones serán tomadas en cuenta para el mejoramiento de la transparencia y ética empresarial de nuestra compañía.

2.3.15 Política sobre el pago de comisiones.

a. Las comisiones solo aplicarán para los colaboradores cuya labor este alineada con la captura de negocios de la compañía.
b. El porcentaje aplicable para las comisiones será decidido considerando las tendencias del mercado.
c. Los colaboradores del área comercial deben conocer el funcionamiento de las comisiones y que actividades deben desarrollar para poder comisionar.
d. Las pautas para comisionar estarán claramente reflejadas en el contrato laboral de los colaboradores que aplique y/o en su defecto mediante otrosí.

2.3.16 Política sobre bonos de desempeño.

Las bonificaciones que la compañía efectué a sus colaboradores serán de manera unilateral, esto significa que la compañía será quien determiné si realizar estas o no, para ello tendrá en cuenta el cumplimiento de metas propuestas para cada área, así como el cumplimiento delEBITDA correspondiente.

Las bonificaciones dadas no reflejarán en ningún momento un incentivo que pueda ser catalogado como de fraude, corrupción y/o soborno, estas reflejarán únicamente el agradecimiento por parte de la junta directiva hacia los colaboradores de la compañía por su esfuerzo, y es solo esta, quien autorizará otorgar una bonificación a sus colaboradores como el valor de este. Ningún colaborador estará autorizado para otorgar bonificaciones de manera libre y, por el contrario, estarán sujetos al valor decidido por la junta directiva.

2.3.17 Política sobre el cumplimiento de negocios de manera ética.

a. Todos los negocios de la compañía están basados en el principio de legalidad.
b. Todos los negocios que realice la compañía deberán de cumplir con lo establecido en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM.
c. Todos los vínculos laborales hechos por la compañía contarán con su respectivo contrato laboral y, los cambios existentes sobre estos tendrán su respectivo otrosí.
d. Las relaciones con clientes y proveedores se finiquitarán empleando un contrato comercial y/o en su defecto una orden de compra, siendo esta última avalada por el respectivo ordenador del gasto.
 
2.3.18 Política frente al lavado de activos, financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

La compañía se encuentra comprometida con la lucha nacional e internacional para realizar frente a las prácticas de lavado de activos, financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva ya que son tres actividades que para la
compañía reflejan el opuesto de su deber ser, es por esto, que la compañía tiene una postura de “cero tolerancia” hacia estas, esto implica que la compañía no celebrará ningún vínculo con aquella contraparte que se encuentre vinculada hacia estas prácticas.

Para la compañía, es tan importante esta situación, que genera medidas para mitigar la vinculación de la compañía en estas prácticas y estas medidas estarán reflejadas en su Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM. Cualquier entidad y/o persona que se encuentre interesada en celebrar un acuerdo con la compañía y este no permite la verificación de su situación frente a estas prácticas no podrá celebrar vínculos con la compañía. Además, toda vez que se considere que la compañía se encuentra expuesta hacia este riesgo o evidencie la manifestación de este, dará por finalizada la relación con lacontraparte que ocasione esta sospecha sin eximir la responsabilidad de la compañía de reportar la situación hacia los entes de control autorizados.

Las infracciones sobre esta política y que sean cometidas por los colaboradores serán evaluadas por el Oficial de Cumplimiento en compañía del área de recursos humanos y adicionalmente, cualquier duda que un colaborador tenga sobre estas, podrá consultar con el Oficial de Cumplimiento antes de desarrollar alguna gestión adicional. Para la compañía, es extremadamente importante dejar en claro, que estas situaciones tienen cero tolerancias. Para más información, se invita a los colaboradores a revisar el manual del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM.

2.4 Declaración de Actividades Externas Remuneradas.

Todo colaborador que realice actividades laborales o comerciales por fuera de la compañía, que generen ingresos adicionales, deberá declararlas formalmente ante su jefe inmediato y el área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno y/o Oficial de Cumplimiento. Bajo el formato “GRRG-MN-01-F1-Declaración de actividades externas remuneradas” Este formato debe presentarse máximo a los 30 días calendario posteriores a la divulgación de la presente política O al momento en el que se vaya a materializar este hecho.

Estas actividades serán evaluadas para verificar que no representen un conflicto de interés niafecten el desempeño laboral.
a. Está prohibido realizar actividades externas que compitan directa o indirectamente con el objeto social de la compañía.
b. Las actividades externas no podrán realizarse durante el horario laboral ni utilizando recursos de la empresa.
c. El incumplimiento de esta política podrá conllevar sanciones disciplinarias, incluyendo la terminación del contrato laboral por justa causa.

2.5 Protección al Denunciante.

La compañía garantiza la protección de los colaboradores que, de buena fe, reporten situaciones irregulares, actos de corrupción, conflictos de interés u otras violaciones al Código de Conducta.

a. Se asegura la confidencialidad de la identidad del denunciante.
b. Está prohibida cualquier forma de represalia contra quien realice un reporte.
c. En caso de que el denunciante esté involucrado en la situación reportada, su colaboración será considerada como atenuante en la evaluación disciplinaria.

2.6 Inclusión, Diversidad y No Discriminación.

La compañía promueve un entorno laboral inclusivo, equitativo y libre de discriminación por razones de género, orientación sexual, raza, religión, discapacidad, edad, nacionalidad o cualquier otra condición.

a. Se prohíbe cualquier forma de acoso, exclusión o trato desigual.
b. Se fomentará la participación equitativa en procesos de selección, promoción y formación.
c. Las conductas discriminatorias serán sancionadas conforme al reglamento interno.

2.7 Uso Ético de Tecnología y Redes Sociales.

Los colaboradores deberán hacer uso responsable de las tecnologías de la información y comunicación, incluyendo redes sociales, en el marco de los valores corporativos.
a. Está prohibido divulgar información confidencial o sensible de la compañía en redes sociales.
b. No se permite el uso de canales digitales para emitir opiniones en nombre de la empresa sin autorización.
c. El uso de inteligencia artificial, automatización u otras tecnologías emergentes deberá cumplir con principios de transparencia, legalidad y respeto por los derechos de terceros.

2.8 Sostenibilidad y Responsabilidad Ambiental

La compañía se compromete con la protección del medio ambiente y el desarrollo sostenible.

a. Se promoverán prácticas laborales que minimicen el impacto ambiental.
b. Los colaboradores deberán hacer uso eficiente de los recursos y reportar prácticas que
atenten contra la sostenibilidad.
c. Se fomentará la participación en iniciativas ambientales internas y externas.

2.9 Gestión de Riesgos Éticos

La compañía reconoce que los riesgos éticos pueden surgir en cualquier nivel de la organización.
Por ello, se implementará un enfoque preventivo y proactivo para su identificación, evaluación y mitigación.

a. Se realizarán evaluaciones periódicas de riesgos éticos en procesos clave.
b. Los resultados serán compartidos con el Comité de Riesgos para definir acciones correctivas.
c. Se promoverá una cultura de gestión ética del riesgo en todos los niveles.

2.10 Participación en Redes Profesionales y Gremios.

Los colaboradores podrán participar en asociaciones profesionales o gremiales, siempre que dicha participación:

a. No represente un conflicto de interés con la compañía.
b. No implique el uso de recursos o tiempo laboral sin autorización.
c. Sea informada previamente al jefe inmediato y al área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno
y/o Oficial de Cumplimiento.

2.11 Ética en la Cadena de Suministro.

La compañía espera que sus proveedores, contratistas y aliados comerciales compartan sus principios éticos.

a. Se promoverá la adopción de códigos de conducta por parte de terceros.
b. Se evaluará el comportamiento ético de los proveedores como parte del proceso de selección y renovación de contratos.
c. Se podrá terminar la relación comercial con terceros que incurran en prácticas contrarias a la ética empresarial.

2.12 Mecanismos de Consulta Ética

Además de la línea de ética, la compañía dispondrá de mecanismos de consulta para resolver dudas sobre dilemas éticos antes de tomar decisiones.

a. Los colaboradores podrán solicitar orientación al Oficial de Cumplimiento o al Comité de
Riesgos.
b. Las consultas serán tratadas con confidencialidad y sin consecuencias negativas para quien
las realice.

Capítulo 3 - Conflicto de interés.

3.1 Que es un conflicto de interés.

Un conflicto de interés es toda situación y/o escenario en donde una persona se encuentra en una situación donde busca satisfacer simultáneamente dos intereses. Esto, dicho de otro modo, es toda vez, que una persona está ante situaciones donde exista la posibilidad de comprometer lo correcto o carece de una independencia para realizar las actividades.

3.2 Tipos de conflicto de interés.

A continuación, se describen las clasificaciones de los diferentes escenarios de conflicto de interés:

a. Por interés propio, el cual corresponde a todos los escenarios y/o situaciones donde se busque el beneficio propio sacrificando los objetivos de la compañía.
b. Por auto revisión, en la cual el colaborador es quien evalúa sus propias actuaciones. Esto implica que existe la posibilidad de ser juez y parte, al no existir un individuo independiente que evalué sus actuaciones.
c. Por abogacía, cuando un colaborador al desarrollar sus labores al interior de la compañía, estas son influenciadas y/o alteradas por sus intereses privados.
d. Por familiaridad, cuando el juicio profesional de un colaborador se ve influido por un vínculo de carácter consanguíneo, afín o afectivo con otro colaborador de la compañía. Este se traduce, en la carencia de priorizar lo importante y/o mantener una postura imparcial.
e. Por intimidación, la cual corresponde a todo acto en el cual un colaborador es presionado por una persona y/o situación para desarrollar una actividad.

Es importante tener presente que toda situación que vaya en contravía del presente Código de Conducta o que afecte su juicio profesional y/u objetividad, también será considerada como una situación de conflicto de interés.

3.3 Responsabilidades de los colaboradores frente a los conflictos de interés.

a. Los colaboradores de la compañía deben de ser independientes en todo momento y, en caso de que, se identifique una deba de ser reportada en el formato “GR-RG-MN-01-F2- Declaración de conflicto de interés” Este formato debe presentarse máximo a los 30 días calendario posteriores a la divulgación de la presente política. O al momento en el que se vaya a materializar este hecho.
b. Las situaciones de conflicto de interés cuando sean vinculantes hacia un colaborador serán tratadas entre el Oficial de Cumplimiento y el área de recursos humanos. Mientras que, para las otras contrapartes, estas serán definidas por el comité de riesgos.
c. Los colaboradores deberán de leer los boletines que se remitan en materia de transparencia y/o conflicto de interés.
3.4 A quien afecta mi reporte

Debemos de ser neutrales toda vez que una situación que genere un conflicto de interés y/o atente con la transparencia y/o ética de nuestra compañía se manifieste. Es por esto, que debemos de reportarla, independiente de las consecuencias que genere esta situación a la persona vinculada. Nuestra compañía, entiende que separar los vínculos familiares y/o personales cuando una persona que conocemos se encuentra asociada con estas actividades, no es sencillo, pero debemos ser objetivos y pensar en el bien colectivo, antes que de nuestros propios intereses.

Tengamos presente en todo momento que los principios y valores deben de primar independientemente de que la persona que debamos de reportar sea allegada a nosotros, recordemos adicionalmente que nuestro silencio podría implicar que nos vinculemos y debamos asumir la misma responsabilidad de los implicados originalmente.

3.5 Uso de la información relacionada con el conflicto de interés.

Las situaciones de conflicto de interés serán reportadas mediante la línea de ética autorizada por la compañía, siendo esta lineaetica@edemco.co. Adicionalmente, es importante tener presente:

a. Se deberá suministrar toda la información y/o detalles que se tengan del conflicto de interés.
b. No se debe proporcionar información incorrecta y/o sesgada.
c. Está prohibido hacer uso del conocimiento de la situación para beneficio propio o de un tercero.
d. Las investigaciones serán tomadas en cuentas como mecanismo para el mejoramiento del Código de Conducta, así como del Programa de Transparencia y Ética Empresarial y se buscará en todo momento preservar la integridad de la compañía.

3.6 Procedimiento para tratar las situaciones de conflicto de interés.

Una vez el Oficial de Cumplimiento ha recibido el reporte pertinente, procederá a realizar el análisis pertinente de la situación y con base a esto, procederá a contactar al área de recursos humanos para que se realice a través de este las investigaciones pertinentes, de acuerdo con el reglamento interno de trabajo.

Cuando el Oficial de Cumplimiento obtenga los resultados, este procederá a documentar de manera preliminar toda la situación y generará las posibles salvaguardas para eliminar la situación.

Posteriormente, solicitará una reunión con el área de recursos humanos y/o el comité de riesgos7 según aplique, para notificar la situación y en compañía de estos analizar si las salvaguardas y la situación ha sido abordada de manera adecuada.

Finalmente, el Oficial de Cumplimiento procederá a documentar las conclusiones de acuerdo con lo definido en la reunión y se procederá aplicar las salvaguardas definidas. 

Capítulo 4 - Línea de transparencia y ética empresarial.

La línea directa de la transparencia y ética empresarial es un mecanismo utilizado por la compañía, mediante el cual, se exponen situaciones éticas, de abuso, conductas erradas y actividades sospechosas como fraude, soborno y corrupción además de conflicto de interés.

Esto le permite a la compañía tomar acciones frente a las situaciones presentadas donde deberá primar la integridad y convicción para así tomar la mejor decisión sin importar la situación. Adicionalmente, la compañía pretende fomentar al interior de ella un ambiente laboral agradable, robusteciendo los lineamientos orientados a la ética, minimizando el impacto ante posibles riesgos materializados por actividades que van en contravía de la ética a los cuales se puede ver expuesta.

Los colaboradores que responsablemente notifiquen y manifiesten a través de la línea de transparencia y ética empresarial, sus inquietudes en temas éticos apoyan y contribuyen a la compañía a identificarlos oportunamente, para realizar las investigaciones necesarias y tomar las acciones requeridas, para mitigar los riesgos implícitos que pueden llegar a afectarla negativamente. Asimismo, con su cooperación demuestran el compromiso que tienen para el mejoramiento y crecimiento continuo de la compañía y el fortalecimiento de su valores y principios institucionales. Todas las situaciones reportadas serán tratadas bajo extrema confidencialidad y, por lo tanto, no tendrá repercusiones a nivel personal o profesional.

El reporte de este tipo de situaciones a través del canal dispuesto por la compañía le aporta significativamente a identificar oportunamente las causales que generaron las eventualidades, para mitigar aquellos riesgos implícitos que puedan impactar negativamente a la compañía. En ese sentido, los colaboradores demuestran compromiso y su grado de pertenencia con la organización en pro del crecimiento y mejoramiento continuo, fortaleciendo sus principios y valores institucionales.
 
Vale la pena mencionar, que la compañía le dará el debido tratamiento asegurando confidencialidad en los reportes y en el manejo de situaciones, por tanto, no tendrá consecuencias a nivel personal o profesional. Seguidamente, se relacionan a continuación diferentes situaciones que, al momento de presentarse, deberán ser reportadas por medio de la línea directa de transparencia y ética empresarial:

a. Apropiación o uso indebido de los bienes de la compañía.
b. Situaciones de conflicto de intereses.
c. Participación en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley.
d. Prácticas comerciales en contra de los intereses de la compañía y/o de terceros.
e. Abusos de la condición de jefe o administrador para beneficio propio.
f. Uso indebido de la información confidencial.
g. Aceptar regalos, favores, invitaciones, viajes, pagos y en general cualquier prebenda que pueda influir en las decisiones profesionales, en beneficio directo o indirecto de quien las concede.
h. Falsificación de documentos, contratos, reportes o registros.
i. Situaciones de deslealtad con la organización.
j. Acceso no autorizado a información sensible.
k. Competencia desleal.
l. Conductas inadecuadas de clientes y/o usuarios de servicios de la compañía.
m.Prácticas de favorecimiento.
n. Fraude o sospecha de fraude.
o. Actuaciones de los colaboradores que podrían llegar a afectar la reputación de la compañía.
p. Servicios engañosos o mal intencionados.
q. Cualquier otra actividad o conducta que se realice en contra de la compañía, de las políticas y/o principios éticos y/o del marco legal vigente.

Los colaboradores, sin importar su posición jerárquica en la compañía, deberán realizar la notificación de cualquier situación atípica o que afecte los principios éticos. Se ha dispuesto el correo electrónico lineaetica@edemco.co con el fin de servir de herramienta para canalizar los reportes, para ser tratadas con el profesionalismo que nos caracteriza y teniendo en cuentas todos los lineamientos aquí definidos, cabe resaltar que todos los reportes se deben realizar
bajo los principios de verdad, responsabilidad, respeto, transparencia y equidad.

Capítulo 5 - Comité de riesgos.

El comité de riesgos tiene como función principal frente al Programa de Transparencia y Ética Empresarial velar por el cumplimiento de los procedimientos y políticas relevantes. Es producto de esto, que se le ha otorgado la potestad para resolver cualquier conflicto o situación relacionada con la transparencia y ética de la compañía. Lo que implica, que este se reunirá toda vez que sea necesario y/o cuando la situación lo demande.

El comité de riesgos está compuesto por un miembro del área de Riesgos, Procesos y Buen Gobierno, y/o el Oficial de Cumplimiento y, un tercer miembro que será considerando:

a. Si la situación está relacionada con la contraparte de colaboradores, estará siendo desarrollada con un miembro del área de recursos humanos.
b. Si la situación está relacionada con la contraparte de proveedores, estará siendo desarrollada con un miembro del área de compras.
c. Si la situación está relacionada con la contraparte de clientes, estará siendo desarrollada con un miembro del área de crédito y cartera.

Es de aclarar que el comité de riesgos, en caso de no llegar a un consenso procederá a comunicarse con el representante legal para que este actúe como mediador y/o en su defecto si la situación se considera critica, se deberá solicitar una reunión a la junta directiva.

La compañía anima que todos los colaboradores interactúen y/o soliciten orientación a un miembro del comité toda vez que tengan alguna duda y/o incertidumbre o en su defecto cuando se sientan vulnerados. La línea de comunicación del comité de riesgos es la línea de ética, se aclara que cualquier divulgación y/o acción que sea tomada por el comité se mantendrá de manera confidencial. Asimismo, las funciones del comité de riesgos son:

a. Evaluar y definir cualquier cambio que se requiera sobre el presente Código de Conducta.
b. Diseñar, complementar y adaptar los principios y valores de acuerdo con las necesidades del entorno.
c. Vigilar el adecuado cumplimiento de los principios y valores, tanto en el ámbito interno como en el externo.
d. Servir de guía, apoyo y direccionamiento en la resolución de situaciones éticas.
e. Identificar, proponer y tomar las acciones adecuadas ante situaciones de incumplimiento.
f. Evaluar e informar periódicamente a la junta directiva sobre el nivel de cumplimiento del presente Código de Conducta.
g. Atender las consultas y realizar el trámite necesario para solucionarlas.
h. Aportar ideas, estrategias y metodologías para mejorar el rendimiento de las acciones que se implementen.
i. Elaborar de manera anual un informe relacionado con el comportamiento ético de los colaboradores de la compañía, que incluirá un resumen de las situaciones presentadas y las decisiones tomadas o medidas implementadas.
j. Evaluar junto con la junta directiva las necesidades de mejora del Programa de Transparencia y Ética Empresarial diseñado.

Los informes que se deberán desarrollar deberán incluir como mínimo:

a. Las consultas gestionadas por el comité de riesgos. 
b. La participación del comité en la definición de acciones correctivas.
c. Sugerencias de mejora que se implementaron.
d. Mejora en el comportamiento ético al interior de la compañía.
Con base en esta evaluación y sus resultados se ratificará la composición del comité de riesgos.

Capitulo 6 Conducta para observar en relaciones comerciales y legales

La compañía con base a su influencia y liderazgo espera que sus colaboradores se acojan al cumplimiento de los principios, lineamientos y vectores establecidos tanto en el presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial como en el Código de Conducta. Es por esto,
que todos los colaboradores deberán de tener presente los siguientes lineamientos:

6.1 Capacitación, divulgación y concientización.

Todos los colaboradores deben de asistir a las capacitaciones que se brinden en materia de transparencia y ética empresarial. Así mismo, todos los colaboradores deben de concientizarse y divulgar con las contrapartes que se relacionen, la importancia de alinearse al presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial como a las conductas definidas en el Código de Conducta.

Para los colaboradores, las capacitaciones se realizarán como mínimo una vez al año y los colaboradores nuevos recibirán capacitación en la inducción a su cargo y/o a la compañía. También se aclara que las capacitaciones no solo se limitan a transparencia y ética, sino que vinculan temas relacionados con corrupción, soborno y fraude. Además, en compañía del área de recursos humanos, se conservarán la copia de la lista de asistentes a estas.

La compañía a través de su página web mantendrá una copia del Código de Conducta. Además, se aclara que se mantendrá una postura de “cero tolerancia” contra las contrapartes que incumplan con lo dispuesto en el presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial, enel Código de Conducta o que promueva cualquier acto de fraude, soborno y/o corrupción.

6.2 Frente a los clientes

Todas las conductas que tengan nuestros clientes deben estar enmarcadas bajo la integridad, compromiso, respeto y sinceridad. Esto significa que ninguno de estos, podrá hacer alguna actividad que se pueda catalogar como poco ética y/o transparente. Con base a esto, todos los clientes deben de tener su correspondiente contrato para poder proporcionar el servicio. Es importante tomar presente que, para la compañía, no se efectuaran vínculos comerciales con aquellos que:

a. No se patrocinarán, auspiciará o se acercará con grupos que se encuentren al margen de la ley y/o empresas de papel.
b. No se realizarán negociaciones o se dará curso hacia solicitudes de clientes con los que se sospeche que existe actividades relacionadas con soborno, corrupción, fraude o estén vinculadas con actividad ilícitas o que en su defecto podrían ser empleadas para estos fines.
c. Clientes que vayan en contra de los principios de la compañía.
d. Clientes que se conozca o se sospeche de un comportamiento empresarial atípico o que vaya en contravía no solo de los lineamientos del presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial, sino que estén en contravía del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo
Integral LA/FT/FPADM.
e. Clientes que ofrezcan de manera directa o insinúen alguna remuneración, comisión u otro beneficio, con el fin de influir en las decisiones de la compañía. 
f. Clientes que soliciten un trato preferencial al interior de la compañía, todos los clientes serán tratados en igualdad de condiciones.
g. Clientes que generen trabas para poder acceder a su información o en su defecto rechace suministrar dicha información.
h. Clientes que estén relacionados con actividades de lavado de activos, financiación del
terrorismo y/o el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

6.3 Frente a los proveedores y/o contratistas.

Favor remitirse al capítulo dos (2) del presente código, en el subcapítulo 2.2.9 “Relación con proveedores, contratistas y aliados” para comprender la postura de la compañía. Adicionalmente, toda vez que un colaborador deba interactuar con un proveedor y/o
contratista lo deberá de hacer bajo la premisa de respeto y honestidad, ningún colaborador puede sugerir y/o influir en las decisiones frente a la selección de un proveedor y/o contratista.


Si un colaborador conoce alguna situación que pueda derivar en un conflicto de interés con el futuro proveedor y/o contratista, deberá de reportarlo al Oficial de Cumplimiento. Así mismo, si un colaborador recibe por parte de un proveedor y/o contratista algún incentivo para su selección, se deberá de rechazar dicho incentivo y finalizar el proceso de selección con dicho proveedor. Así mismo, se tomarán en cuenta las siguientes premisas:

a. No debe de existir exclusividad entre el proveedor y/o contratista con la compañía, salvo que este comprometa actividades y/o procesos delicados, para esto, se deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad.
b. No se realizarán negociaciones o se dará curso hacia solicitudes de proveedores y/o contratistas con los que se sospeche que existe actividades relacionadas con soborno, corrupción, fraude o estén vinculadas con actividad ilícitas o que en su defecto podrían ser
empleadas para estos fines.
c. Las negociaciones que se efectúen con el gobierno estarán enmarcadas bajo los requerimientos legales definidos por el Estado para poder realizarlas.
d. Cualquier proveedor y/o contratista ofrezca sobornos y/o promesas para poder ser seleccionados, deberán de ser rechazados y adicionalmente, se finalizará la negociación con este.
e. No aceptar, solicitar u ofrecer cualquier ventaja indebida, tal como, regalos, beneficios o gratificaciones.
e. Cuando sea necesario que nuestros proveedores mantengan relacionamiento directo con nuestros clientes, para tratar de asuntos de interés de la compañía, éstos deben ser debidamente autorizados por la compañía. La compañía espera que se dé un relacionamiento
ético, basado en atención eficiente, transparente, cortés y comprometida con la satisfacción del cliente.
f. La compañía está dispuesta a tener como proveedores y/o contratistas que fueron parte de grupos al margen de la ley, siempre que el mismo evidencie que está cumpliendo con los programas dados por el gobierno colombiano, para aquellas personas naturales y/o jurídicas que guardaron relación con esta situación.

6.4 Frente a las empresas competidoras.

Todos los colaboradores de la compañía actuarán frente a las empresas que sean catalogadas como competencia, de la misma forma, en la cual se trataría a todos las demás contrapartes.Esto se traduce en respeto. Sin embargo, a los colaboradores se les solicita que se mantenga la confidencialidad, esto implica que los colaboradores tienen prohibido revelar información de la compañía hacia personas que laboren en aquellas compañías que sean catalogadas como competencia.

Este mismo escenario se debe procurar toda vez que el colaborador identifique que tiene una relación familiar, personal y/o sentimental con una persona que labore en una entidad que se catalogue como competencia de la compañía. Asimismo, el colaborador debe de no buscar obtener información que se pueda catalogar como privilegiada, esto significa, que el colaborador debe de abstenerse de sostener conversaciones que guarden relación con el ámbito empresarial.
6.5 Frente a las autoridades.

La compañía considera fundamental ayudar a las autoridades, por este motivo apoyará a la Superintendencia de Sociedades, reportando mediante el canal de recepción autorizada por este, cualquier situación, evento y/o escenario en el cual sospeche de una situación que deba ser conocida por este órgano de control.

Por lo tanto, la compañía reportara oportunamente toda actividad que guarde relación con acciones de soborno, fraude y/o corrupción y que a su vez demande una investigación administrativa. Además, apoyará toda vez que se considere necesario por parte de los órganos
de control, esto implica que la compañía proporcionará documentación y explicaciones según lo considere necesario, y es importante aclarar, que esto no vulnera el principio de confidencialidad. De igual manera, si la compañía así lo decide podrá dar por finalizada la
relación contractual con la contraparte que genere esta situación.

6.6 Conservación documental

La compañía conservará toda la documentación que se relacione al presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial, siguiendo las directrices de la política de gestión documental de la compañía y adicionalmente, siguiendo los lineamientos de preservación documental legalmente definidos.

6.7 Sanciones

Para las sanciones frente a los colaboradores se tomará en cuenta lo establecido en el reglamento de trabajo. Frente a las otras contrapartes, se aplicarán las sanciones que se consideren pertinentes dependiendo de la gravedad de estas.

Capítulo 7 - Consideraciones finales.

Los siguientes ítems son los parámetros finales para considerar por parte de los colaboradores de la compañía:

7.1 Incumplimiento del principio de legalidad

Para la compañía, cualquier acto que incumpla los parámetros definidos en el presente Código de Conducta, implica un incumplimiento al principio de legalidad. Por lo cual, todo escenario que vaya en contravía de este principio no será tolerado por la compañía y se estará expuesto a una sanción, de acuerdo con la gravedad de esta.

Por lo cual, se reitera que todo acto que se salga de este escenario deberá de ser reportado mediante la línea de transparencia y ética empresarial de la compañía.

7.2 Marco para acciones disciplinarias para colaboradores.

Para la compañía, el marco para aplicar las acciones disciplinarias estará ligado al reglamento interno y al código sustantivo del trabajo, dejando claro que ninguna de las decisiones que implique una sanción tendrá injerencia de quien tenga conflicto de intereses sobre la situación.

Cuando las acciones aplican para los colaboradores, estas se harán considerando:
a. Realizar re-entrenamiento, monitoreo y control para efectuar seguimiento sobre las actividades que realiza.
b. Advertencia verbal, la cual podrá ser documentada e incluida en el archivo personal del colaborador
c. Advertencia escrita, la cual debe ser firmada por el colaborador e incluida en el archivo personal de este.
d. Acción interna adicional, la cual puede ser cambio de funciones, nivel, plan salarial, suspensión con o sin pago, entre otros.
e. Terminación del contrato laboral.
f. Acción legal adicional a la terminación del empleo, como puede ser acusación criminal o civil, entre otras.

En todo momento, el área de recursos humanos estará presente en las decisiones y sanciones que se deban aplicar y es a través de esta, que se realizará el seguimiento sobre los correctivos aplicados, de igual manera es esta área quién socializará los resultados para mejorar y evitar que una situación reportada se repita.

Las acciones que se determinen hacia partes distintas a colaboradores serán evaluadas por el comité de riesgos, las cuales serán tomadas en cuenta, para mejorar y fortalecer el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, así como del Código de Conducta y se emplearán para ampliar el espectro de conductas permitidas y prohibidas por la compañía.

7.3 Excepciones al Código.

Toda vez que alguna situación amerite una excepción a los lineamientos definidos en el Código de Conducta o en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, será únicamente considerando que la situación en realidad lo justifique y solamente podrá ser exceptuada por la junta directiva de la compañía, ningún otro órgano de la compañía o miembro tiene permitido otorgar una excepción.
Ninguna excepción podrá otorgarse de manera libre y paulatina, esto quiere decir que la junta directiva debe de encontrarse independiente de la situación, si la excepción implica que se genere un conflicto de interés, entre los objetivos de la compañía, la junta directiva y la excepción a brindar, esta no será posible otorgar. Se recuerda que, aunque la junta directiva pueda otorgar excepciones, solamente podrán otorgarlas si no existen intereses de por medio.
Estas excepciones otorgadas deberán ser reportadas oportunamente de acuerdo con lo requerido por la ley o las regulaciones aplicables.

7.4 Prohibición de represalias.

Para la compañía queda absolutamente prohibido que toda vez que se realice un reporte, se tome una represalia contra el denunciante, con esto se garantiza la integridad de todos los colaboradores sin que esto pueda derivar en un perjuicio hacia estos.

Es importante tener presente, que la compañía sólo podría tomar acciones sobre los reportantes, sí y solo sí, después de la investigación se determina que este también participo de la situación. Sin embargo, la compañía tendrá en consideración la denuncia hecha, de cara
a la sanción aplicable, si fuera el caso Capítulo 8 - Administración del Código de Conducta El Código de Conducta es administrado por la Junta Directiva con el apoyo del Oficial de Cumplimiento, quienes deben revisarlo anualmente y actualizarlo cada que sea necesario. Todo cambio en este documento debe contar con el visto bueno del Oficial de Cumplimiento y la aprobación de la junta directiva.
Es obligatorio que todo colaborador, cumpla con lo dispuesto en este Código de Conducta. Anualmente, estamos obligados a incentivar a los colaboradores la lectura de este y documentar la respectiva certificación.
La compañía se reserva el derecho para cambiar el contenido del Código de Conducta o solicitar que cualquier colaborador, directivo o contratista realice en cualquier momento o con la frecuencia que considere necesaria la capacitación y obtenga la certificación.
                                           
 
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