

En cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., adopta la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley.
La presente política de protección y tratamiento de datos personales, será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, en virtud del desarrollo de su objeto social y se encuentra ubicado en el sector Eléctrico en general o de suministro, distribución, compra y venta, agenciamiento, importación y exportación de productos, equipos, maquinarias, insumos y/o materiales eléctricos en general, además del diseño, elaboración, gerencia, dirección y/o el desarrollo de proyectos sean públicos o privados en las ramas de la ingeniería civil, eléctrica, hidráulica, de sistemas y comunicaciones, entre otras.
1 Identificación del responsable del tratamiento de la información
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S
NIT: 900482757-9
Dirección: Carrera 52 N°10 - 131, Medellín, Colombia
Teléfono: (57-4) 4446500
2 Marco legal
Para los fines de protección y tratamiento de datos personales se identifican las normas especiales del sector que implican de forma directa o indirectamente realizar el tratamiento de datos personales, que deberá ser tenido en cuenta en la presente política como una obligación de ley. La normatividad es del rango nacional, departamental y norma técnica, así
• Constitución Política, artículo 15 y 20.
• Ley 1266 de 2008 Estatutaria
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014
• Circular 02 de 2015
• Decreto Único N°1074 de 2015
• Resolución N°76434 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
• Ley 1098 de 2006 o código de infancia y adolescencia
• Ley 1306 de 2009
• Norma Técnica NTC-OHSAS 18001 del 24 de octubre de 2007
• Norma Técnica NTC- ISO 19011 del 27 de noviembre de 2002
• Circular unificada 2004 Unifica todas las circulares del 22 de abril de 2004
• Ley 769 del 6 de agosto 2002 (De Transito)
• Resolución N°2400 del 22 de mayo de 1979 (Esta es del COPASO)
• Resolución N°1401 del 24 mayo de 2007 (COPASO)
• Resolución N°2346 del 11 julio de 2007 (COPASO)
• Resolución N°2646 del 17 de julio de 2008
• Decreto 1607 del 28 de enero de 2002
• Decreto 1772 del 3 de agosto de 1994
• Ley 100 del 23 diciembre de 1993
• Ley 55 del 2 de julio de 1993
• Ley 797 del 29 de enero de 2003
• Resolución N°773 del 15 de marzo de 2011
• Resolución N°156 del 27 de enero de 2005
• Norma Técnica NTC-ISO 9001 del 14 de noviembre de 2008
• Código Sustantivo del Trabajo
• Ley 1150 de Julio 16 de 2007
• Ley 962 del 8 de julio de 2005
• Ley 1480 del 12 de octubre de 2011
• Decreto N°2981 del 20 de diciembre de 2013
• Decreto N°288 del 12 de febrero de 2014
• Decreto N°1443 del 31 de julio de 2014
• Ley 527 del 18 de agosto de 1999
• Resolución N°3368 del 21 de agosto de 2014
• Decreto N°1507 del 12 de agosto de 2014
• Resolución N°3796 del 8 de septiembre de 2014
• Ley 842 del 14 de octubre de 2003
• Resolución N°3027 del 26 de julio de 2010
• Decreto N°1164 del 25 de junio de 2014
• Ley 603 de 27 de julio de 2000
• Decreto N°19 del 10 de enero de 2012
• Ley 1468 del 30 de junio de 2011
• Decreto N°1670 del 14 de mayo de 2007
• Decreto N°4369 del 4 de diciembre del 2006
• Resolución N°1737 del 31 de julio de 2004
• Decreto N°1072 del 26 de mayo de 2015
• Resolución N°8934 del 19 de febrero de 2014
• Decreto N°1076 del 26 de mayo de 2016
• Decreto N°2150 del 5 de diciembre 1995
• Resolución N°156 del 27 de enero de2005
• Resolución N°2851 del 28 de julio de 2015
• Ley 9 del 24 de enero de 1979
• Resolución N°2329 del 26 de diciembre de 2016
• Decreto N°1563 del 30 de septiembre de 2016
3 Definiciones
Para los efectos de una mejor compresión de la presente política de protección y tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente, se establecen los siguientes conceptos y definiciones legales:
a. Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contengan datos personales.
b. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato.
c. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
d. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
e. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
f. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
i. Niño, niña y adolescente: ARTÍCULO 3o. SUJETOS TITULARES DE DERECHOS. Para todos los efectos de esta ley son sujetos Titulares de derechos todas las personas menores de 18 años. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 34 del Código Civil, se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad. Toda persona, para efectos de la presente política de tratamiento de datos personales a toda persona que sea representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría.
j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
l. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
n. Supresión: Se denomina así a la acción que el Titular de los datos personales solicita al responsable y/o encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
o. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
p. Revocar: Se entiende que el Titular de la información puede ejercer la facultad de revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales por parte del responsable y/o encargado en cualquier tiempo, siempre y cuando no subsista un vínculo contractual pendiente que impida su eliminación de inmediato como así lo dispone la revocatoria.
q. Habeas Data y Protección de Dato Personal: Derecho Constitucional Fundamental regulado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991, el cual señala que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. El Habeas Data y la Protección del Datos Personal, son Derechos Fundamentales de carácter inalienable e irrenunciable de toda persona y como tal debe respetársele, tutelándose la libertad, el derecho a la autodeterminación, a la honra y a la intimidad.
Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales de las personas naturales frente al tratamiento y circulación de los mismos.
4 Principios
Principios generales que se acogen de la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos personales por medio de recolección física o digital de ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., en el desarrollo de su objeto social:
a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
b. Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que se realice en ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.
c. Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: El tratamiento de datos personales por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., debe garantizar al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o Titularidad.
f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos de protección de los datos personales, la obligación de ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., será de medio.
g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas, sean o no vinculadas, por contrato a ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5 Autorización
Los Titulares de los datos personales suministrados a ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., por cualquier medio escrito, aceptan el tratamiento de los mismos y autorizan su uso de conformidad con los términos de esta política. Las autorizaciones serán administradas e inventariadas por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S La recolección de datos mediante el sistema de videovigilancia se autoriza una vez acceda a las oficinas de la empresa.
5.1. Aviso de privacidad
El Aviso de privacidad se adopta, dando cumplimiento del artículo 15 del decreto 1377 con el objetivo el dar aviso del tratamiento de la información por parte de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, al Titular, presentándose por medio de un documento, sea este en formato físico o digital, o cualquier otro formato conocido o por conocer, para indicarle al Titular del dato, acerca de:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del Titular.
d. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento y protección de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
6 Casos en que no es necesaria la autorización
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., no requerirán autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
7 Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales
Los datos personales, (entiéndase públicos, semiprivados, privados y sensibles), podrán ser recolectados y tratados por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación para que recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados en la ejecución de las siguientes FINALIDADES:
a. Gestión Comercial
El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión comercial que acoge clientes ocasionales y permanente, para ofrecer productos y servicios, comunicar ofertas y capacitaciones. Además, para el proceso de vinculación de clientes que permita el desarrollo de las actividades comerciales desplegadas por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S.
Dentro del desarrollo comercial, ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., proporciona a sus clientes B2B la herramienta de compras virtual a través del botón “Clientes Gerenciados” que encontrará en la página web edemco.co, para lo cual, el cliente, a manera libre, podrá solicitar la creación de usuarios y claves de acceso que le permitirá realizar compras desde este canal y hacer uso de su cupo de crédito o transacciones a través de las pasarelas de pagos disponibles en el sitio, adicional, podrá ver estado de su cuenta, publicidad relativa a las marcas que distribuimos o representamos, información de interés para el usuario como blogs, noticias, certificados retie de productos, fichas técnicas, imágenes y videos de productos y corporativas.
b. Gestión Compras
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., en virtud de la relación con cada uno de los clientes, tratará los datos personales y/o Corporativos para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos de acuerdo a su objeto social y buenas prácticas que permitan velar por un buen servicio a los grupos de interés. En todo caso el tratamiento de los datos personales se realizará de acuerdo a la categoría de Clientes ocasionales y permanentes, con el fin de garantizar el tratamiento y la temporalidad del mismo.
c. Gestión HSEQ
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S realiza tratamiento de datos personales vinculados en los procesos y procedimientos enmarcados en programas de Gestión de Calidad, Ambiental y Salud y Seguridad en el Trabajo, los cuales le permite planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de su objetivo social.
d. Gestión Crédito y Recaudo
Los datos personales, podrán ser recolectados y tratados por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., con el fin de garantizar el estado financiero de sus clientes, evaluar el otorgamiento del crédito comercial, dando cumplimiento a la presente política, además de la normativa vigente para la protección y tratamiento de habeas data financiero regulado por la Ley 1266 de 2008.
e. Gestión Talento Humano
En el desarrollo de sus procesos ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, recolecta información de personas naturales para procesos de selección con la finalidad de realizar estudio de hojas de vida y posterior contratación de personal. La recolección realizada por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, es a través de envío directo y voluntario de su hoja de vida que contiene sus datos personales, autorizando y facultando a ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., para el tratamiento de los mismos en el proceso de selección.
Igualmente, en el momento de contratación los datos personales serán tratadas con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente de carácter laboral. Además, el empleado reconoce que ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, podrá evaluar a sus empleados para reducir el riesgo asociado al personal vinculado.
En todo caso, quien se encuentra en proceso de selección o ya se encuentre vinculado autoriza el uso de sus datos personales por parte de ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, para confirmar la información relevante suministrada por el candidato.
f. Logística
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, de acuerdo a la relación comercial con los clientes, debe tratar sus datos personales y/o Corporativos para la planeación, organización, dirección y control de operaciones de abastecimiento, recepción, despacho y distribución, como elementos principales de la cadena logística.
g. Mantenimiento
La recolección y tratamiento de datos personales por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S, en virtud de las labores de mantenimiento, reparación y renovación de equipos e infraestructura serán sometidos a tratamiento y circulación vinculado directamente con la relación contractual existente entre el titular del dato y ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S.
h. Maquinaria y Equipos
Los datos personales y/o Corporativos (además de su personal vinculado) serán recolectados y tratados para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., en la contratación y operación de maquinarias y equipos de acuerdo al objeto social.
i. Proyectos de Ingeniería y Construcción área Presupuesto y Licitaciones
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., realiza recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos personales de titulares como empleados, clientes y eventualmente proveedores, además suprime los datos personales de acuerdo al tratamiento que realiza. La información sobre Estados financieros, catálogos, cotizaciones, precios, hojas de vida, equipos, cedulas, Rut, Nit, Certificaciones, presentaciones comerciales se considera necesaria para participación en licitaciones con las propuestas de la compañía.
j. Proyectos de Ingeniería y Construcción
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., realiza recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos personales de titulares como empleados propios y contratistas, clientes y proveedores, con la finalidad de elaboración de contratos, facturación, control y seguimiento. La información utilizada para este tratamiento es la contenida en la base de datos de proveedores y clientes, además de la base de datos de empleados y contratistas la cual se considera necesaria para el desarrollo de proyectos a cargo de la compañía.
k. Seguridad en instalaciones (Fotos y videos)
Registro de las personas que ingresan a la instalación de ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., la cual podrá ser compartida con la empresa que presta los servicios de seguridad privada a EDEMCO S.A.S., con el objetivo de velar por la seguridad de los aspirantes a empleo, empleados, trasportadores, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes ocasionales y permanentes, y cualquier visitante en las instalaciones de la empresa.
l. Gestión de riesgos y emergencias
Realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de los aspirantes a empleo, empleados, transportadores, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes ocasionales y permanentes, y cualquier visitante en las instalaciones que requerirá de información personal que permita a EDEMCO S.A.S analizar la carga ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información de los titulares de la información.
m. Gestión Ingreso de visitantes
Al momento del ingreso de visitantes a EDEMCO S.A.S., se requerirá por motivos de seguridad, el registro en la bitácora de la portería para facilitar el acceso a las distintas locaciones e instalaciones de la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., contando con la información del visitante además de la autorización previa realizada por la persona encargada de EDEMCO S.A.S
7.1. Tratamiento y Finalidad ante Datos Sensibles:
Por el uso, goce y funcionalidad de empresa ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., eventualmente podrían recolectarse datos personales de categoría sensibles de las personas con las que se posee relación, sea o no contractual, los cuales tienen un especial tratamiento y protección, podrá hacerse uso de estos datos sensibles cuando:
a. El Titular o su representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Derecho del titular que se fundamenta en el art. 6 del decreto 1377 de 2013.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular o su representante legal, entiéndase quien ejercer la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. Cuando los datos sean obtenidos válidamente de una entidad de cualquier naturaleza y que por su cuenta y riesgo posea los datos personales, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las condiciones que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, siempre y cuando se obtenga la autorización previa y expresa e informada del Titular de los mismos, la cual será obtenida de forma escrita, por medio físico o digital o grabación magnetofónica, y en consecuencia, deberá quedar el soporte probatorio de la obtención de la autorización, desde el momento mismo del otorgamiento y la posterior consulta.
8 Información de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de menores de edad en la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., se realiza siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, y actúen a través de sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal.
Teniendo en cuenta que la información de los niños, niñas y adolescentes está proscrita de todo tratamiento por la Ley 1581 de 2012, salvo autorización previa de quien represente sus derechos e intereses personales, EDEMCO S.A.S., solicitará a éstos la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos de menores de edad para las finalidades descritas en esta política.
9 Revelación de datos personales e información:
Los datos personales e información se podrán compartir sin necesidad de autorización previa en los siguientes casos regulados por la ley:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
10 Derechos de los Titulares
De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección de datos personales, los Titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos consagrados en la ley 1581 de 2012.
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., es responsable del tratamiento; el Titular podrá ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., mediante cualquier medio válido, salvo en los casos definidos por la Ley 1581 de 2012 que no es necesaria la Autorización.
c. Ser informado por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., previa solicitud, respecto al uso que ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012. El Titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S
a. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Los derechos de los Titulares antes mencionados, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., El representante legal, tutor, curador y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
b. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Cualquier autoridad judicial o administrativa, que por su naturaleza jurídica y dedicación en frente del Estado pueda exigir el cumplimiento de uno o varios o todos los derechos que tiene el Titular.
d. Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.
11 Deberes de los Responsables y/o Encargados en el tratamiento de los datos personales
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., actuando como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento y circulación de datos personales que ha obtenido a nombre propio, por cuenta de un tercero o a nombre de un tercero mediante el correo electrónico: info@edemco.co, la línea telefónica (57-4) 4446500 y la sede física principal ubicada en Carrera 52 N°10 - 131, Medellín, Colombia, puede realizar el tratamiento autorizado por el Titular del dato personal directamente o delegar a un tercero quien será ENCARGADO del tratamiento de los datos personales, que se contengan en bases de datos, banco de datos y archivos físicos y digitales, con la finalidad de realizar las gestiones tecnológicas, administrativas y operativas a través de planes, programas y proyectos conexos o directos que se encuentren a cargo de la empresa ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., especialmente indicando que cuando existan datos personales de niños, niñas y adolescentes, los canales de comunicación serán los que disponga la empresa bajo las condiciones tecnológicas y de seguridad que se divulguen en la presente política en lugar físico de su empresa visible a los Titulares de los datos personales y previamente conocidos por el representante legal, que ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría, del menor toda vez que serán sometidos a la categoría de datos sensibles y se deberá preservar un mayor cuidado al tratamiento de sus datos personales.
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de los datos personales deberán facilitar los canales de atención a las personas naturales que así lo requieran, para consultar, verificar, rectificar, modificar y actualizar sus datos personales o pedir que el RESPONSABLE o ENCARGADO lo realice directamente.
1.1. Deberes de los responsables del tratamiento
En el tratamiento y protección de datos personales, se tendrán como obligatorios los deberes prescritos en la legislación vigente y que fundamentan el tratamiento de los datos personales, las finalidades, la autorización, el tratamiento y circulación a cargo del RESPONSABLE, el uso y aplicación de los canales de comunicación que especialmente se identifican en el diseño y aplicación de los procedimientos que se relacionan en el numeral doce (12) de la presente política y de acuerdo a la regulación de la Ley 1581 de 2012, así:
“Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.”
1.2. Deberes de los encargados del tratamiento
En el tratamiento y protección de datos personales, se tendrán como obligatorios los deberes prescritos en la legislación vigente y que fundamentan el tratamiento de los datos personales, las finalidades, la autorización, el tratamiento y circulación a cargo del ENCARGADOS, el uso y aplicación de los canales de comunicación que especialmente se identifican en el diseño y aplicación de los procedimientos que se relacionan en el numeral doce (12) de la presente política y de acuerdo a la regulación de la Ley 1581 de 2012, así:
“Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley; h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.”
12 Canales de atención al Titular
El Titular o representante y/o apoderado del Titular puede tramitar las peticiones, consultas y reclamos de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito al oficial de datos personales de ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., aportando siempre la documentación de prueba.
13 Canales de comunicación en atención al sitio web.
El cliente cuenta con los siguientes canales para que pueda contactarse en caso de requerirlo, en un horario de atención de lunes a viernes 7:30am a 12:00 – 2:00 a 5:00pm – sábados: 8:30am a 12:00am. Línea telefónica: (604) 4446500. Atención Punto de Venta: Whatsapp: 3207239246 Email: info@edemco.co
Botón Contáctanos ubicado en la página web www.edemco.co. Redes sociales: Instagram: edemco.co – Facebook: Edemco – LinkedIn: EDEMCO.
Para el trámite de PQRS, podrá acceder a la página www.edemco.co, en: links de interés, selecciona: Ayuda y Servicio al cliente/Petición, queja o reclamo y diligencia el formulario.
Datos de contacto con el Oficial de Datos Personales:
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S
Dirección: Carrera 52 N°10 - 131, Medellín, Colombia
Correo electrónico: info@edemco.co
14 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información
El Titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento:
La solicitud debe presentarse por medio escrito en la oficina principal de la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., ubicada en la Carrera 52 N°10 - 131, Medellín, Colombia, en el horario de lunes a viernes entre las 07:30 a 12:00 m y 2:00 p.m. a 5:00 pm, y sábados entre 08:00 a.m. y 12:00 m. o al correo info@edemco.co. La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:
a. Nombre completo del Titular de la Información con identificación respectiva.
b. En caso de no ser el Titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
c. Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
d. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
e. Dirección y teléfono de contacto para dar respuesta a la solicitud.
14.1 Procedimiento de consulta
Objetivo
Dar a conocer al Titular de la información o a sus causahabientes los pasos que deberá llevar a cabo para consultar la información que sobre él exista en las bases de datos de la ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., o sus Encargados que en la actualidad realice un tratamiento de los datos personales del Titular.
Ejecución del procedimiento
1. Realizar la consulta específica a través de los canales dispuestos por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., o sus encargados, descritos en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.
2. ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., a través del Oficial de protección de datos personales, responsable entre otras de la atención de peticiones, consultas o reclamos, recibirá la consulta por parte del Titular o causahabiente e iniciará la gestión correspondiente para dar respuesta en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibida la misma. Solo en caso de no ser posible atender la consulta dentro de los 10 días hábiles, informará al Titular o a su causahabiente explicándole las causas de la demora, e informando la nueva fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá ser superior a 5 días hábiles.
3. El Titular podrá solicitar a ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., una copia de la consulta realizada como evidencia de realización de la misma.
“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012)
14.2 Procedimiento para ejercer reclamos de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización
Objetivo
Dar a conocer al Titular de la información o a sus causahabientes los pasos que deberá llevar a cabo para presentar un reclamo ante ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., o ante sus Encargados, cuando considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, revocatoria de la autorización; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012.
Ejecución del procedimiento
1. Realizar el reclamo específico a través de los canales dispuestos por ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., y descritos en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.
2. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por mandato de la Ley. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012)
15 Medidas de seguridad para la protección y privacidad de la información
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde al artículo 19 del decreto 1377 del 2013 para el tratamiento de datos personales.
No obstante, por lo anterior, ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S. en su proceso de mejora continua establece controles que permitan en la medida de lo posible conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizados.
16 Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante, lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y tratamiento de datos se dará a conocer su última versión a través de medios físicos.
De presentarse cambios en lo que refiere a la finalidad del tratamiento, ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., solicitará una nueva autorización del Titular de los datos; a través de comunicado directo enviado a los aspirantes a empleo, empleados, transportadores, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes ocasionales y permanentes y cualquier visitante en las instalaciones, que componen a EDEMCO S.A.S Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la presente política, ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas.
17 Registro Nacional de Base de Datos
ELÉCTRICAS DE MEDELLÍN COMERCIAL – EDEMCO S.A.S., manifiesta que, por la finalidad dada a los datos personales recolectados, se encuentra en la obligación de efectuar el registro nacional de bases de datos en el directorio público, que opera en el país.
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, fundamento al cual procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que expidió el Gobierno Nacional mediante el decreto 886 de 2014, circular 02 de 2015, Decreto 1759 de noviembre de 2016 y circular 01 de enero de 2017, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., constituye el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos.
18 Entrada en vigencia
La presente política de protección y tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación, dada el día 26 de julio de 2013.